Brak jasnych zasad dotyczących niszczenia dokumentów to nie tylko kwestia bałaganu w firmowym archiwum. To ryzyko kar finansowych, wycieków danych i utraty zaufania klientów. W świetle obowiązujących przepisów RODO o ochronie danych osobowych, zaniedbania w tym obszarze mogą kosztować firmę więcej, niż się wydaje. Zobacz, jakie konsekwencje może nieść za sobą brak przemyślanej polityki niszczenia dokumentów.
Po jakim czasie trzeba zniszczyć firmową dokumentację?
Zgodnie z przepisami, dokumenty zawierające dane wrażliwe muszą zostać zniszczone po upływie terminu ich ważności. Przykładowo, dokumentację kadrową i płacową niszczy się po 10 latach, chyba że pracownicy zostali zatrudnieni przed 31.12.1998 r. – wtedy okres przechowywania akt wynosi 50 lat. Faktury archiwizuje się przez 5 lat. Zbędną dokumentację można zniszczyć zgodnie z międzynarodową normą ISO/IEC 21964.
Określa ona reguły niszczenia w zależności od informacji, które zawiera dany dokument. Utylizacja musi przebiegnąć tak, by poufnych danych nie dało się odtworzyć, lub ewentualnie wiązałoby się to z bardzo wysokimi kosztami. Kara za naruszenie przepisów RODO wynosi nawet 20 mln euro lub do 4% wartości obrotu w ubiegłym roku.
Wiele firm decyduje się na zlecanie niszczenia dokumentów podmiotom zewnętrznym. Rhenus Office Systems Poland świadczy profesjonalne usługi z zakresu utylizacji dokumentów. Klienci nie muszą obawiać się wycieku danych – dokumentacja jest niszczona z zachowaniem wszelkich wymaganych procedur. Firma dysponuje niszczarniami, które spełniają wymagania wspomnianej normy ISO/IEC 21964, o czym przeczytasz na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/. Warto zaznaczyć, że usługa może być jednorazowa bądź cykliczna. To idealne rozwiązanie także dla małych i średnich firm.
Jakie są konsekwencje braku polityki niszczenia dokumentów?
Obowiązkiem każdej firmy jest opracowanie polityki bezpieczeństwa danych. Dotyczy ona dokumentów bieżących, archiwizowanych oraz przedawnionych. RODO wymusza ochronę danych osobowych, a dokumentów nie wolno niszczyć ani zbyt szybko, ani zbyt późno po ustawowym terminie. Koszty zaniedbań są naprawdę wysokie. Dodatkowym ryzykiem jest utrata reputacji oraz konieczność wypłaty odszkodowań dla osób, których dane zostały narażone.
Nie chcesz zajmować się niszczeniem dokumentów samodzielnie? Nie musisz. Rhenus Office Systems Poland może wypełnić ten obowiązek za Ciebie. Dokumenty będą odebrane z Twojej firmy i przetransportowane do utylizacji zgodnie z normami ISO 9001 oraz ISO 27001. Skutecznie zniszczone zostaną nie tylko dokumenty papierowe, ale i elektroniczne nośniki danych. Zaufaj ekspertom i miej pewność, że wszystkie obowiązki prawne w zakresie niszczenia danych zostaną dopilnowane: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/. Cały proces jest dokumentowany protokołem zniszczenia, który stanowi dowód w przypadku kontroli.
Rhenus Office Systems Poland dysponuje nowoczesnymi, bardzo wydajnymi instalacjami niszczącymi. Wszystkie niszczarnie działają pod stałym nadzorem, a dokumenty są przewożone w specjalistycznych, odpowiednio zabezpieczonych pojemnikach. Monitoringiem objęte są także pojazdy transportujące ładunek do niszczenia. Firma jest w stanie zutylizować do 15 tys. ton dokumentów na dobę. Jeśli nie chcesz ryzykować wysokich kar i poświęcać czas na zarządzanie dokumentacją, współpraca z Rhenus Office Systems Poland będzie najlepszą decyzją.