Archiwizacja firmowych dokumentów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Warto do niego podejść w odpowiedzialny sposób, ponieważ błędy w tym zakresie mają poważne konsekwencje. Nie chodzi wyłącznie o problemy ze znalezieniem właściwej faktury czy umowy. Nieprzestrzeganie przepisów, np. wynikających z RODO, może skutkować wysokimi karami finansowymi. Poznaj najczęstsze błędy, które narażają Twoją firmy na sankcje.
Brak dbałości o właściwe zabezpieczenie dokumentów
Zgodnie z wytycznymi RODO oraz przepisami prawa krajowego, dokumenty firmowe (np. faktury czy akta osobowe) muszą być chronione przed zniszczeniem, uszkodzeniem utratą, kradzieżą oraz niepowołanym dostępem. Aby spełnić te wymogi, nie wystarczy umieścić segregatorów i teczek w szafce w sekretariacie. Lepiej zainwestować np. w profesjonalne szafy archiwizacyjne zamykane na klucz lub stworzyć odrębne pomieszczenie, do którego dostęp mają wybrane osoby.
Przechowywanie wszystkich dokumentów w papierowym formacie
W teorii archiwizacja dokumentów w papierowej postaci jest prostsza. Jednak z czasem kolejne faktury i akta zaczynają zajmować więcej miejsca, a ich organizacja czy wyszukanie konkretnych danych stają się wyzwaniem.
Tymczasem polskie przepisy już od 1 stycznia 2019 roku pozwalają na pełną digitalizację firmowego archiwum. Coraz więcej przedsiębiorstw rozważa skorzystanie z tej opcji, ponieważ pozwala zaoszczędzić miejsce, a przede wszystkim – poprawić bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji. Papierowe dokumenty mogą łatwo ulec zniszczeniu i być nie do odtworzenia.
Pamiętaj, jeśli zdecydujesz się na digitalizację, należy to zrobić zgodnie z przepisami. Dokumenty w postaci cyfrowej muszą zachować ciągłość, nienaruszalność i kompletność oraz często być zautoryzowane kwalifikowanym podpisem cyfrowym. Dlatego przedsiębiorstwa, które tworzą elektroniczne archiwum, korzystają w tym zakresie ze wsparcia ekspertów, np. EkoAkta – to firmy z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży.
Nieprzestrzeganie terminów przechowywania dokumentacji firmowej
Każdy typ dokumentu ma określony w przepisach termin przechowywania. Jeżeli pozbędziesz się faktur czy akt osobowych przed jego upływem, firma może być narażona na poważne problemy podczas kontroli, np. z urzędu skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy.
Przykładowo, faktury powinno się archiwizować przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym należało rozliczyć należny z ich tytułu podatek. Natomiast akta osobowe muszą być przechowywane przez 10, a nawet przez 50 lat – w zależności od daty zatrudnienia pracownika (dłuższy okres obowiązuje w odniesieniu do osób przyjętych do pracy przed 1 stycznia 2019 r.).
Niezniszczenie dokumentów, gdy upłynie czas ich archiwizacji
Z rozporządzenia RODO wynika, że dane należy przechowywać w stopniu ograniczonym do minimum. Oznacza to m.in., że kiedy dany dokument spełnił już swoją funkcję, a jego ustawowy czas przechowywania upłynął, należy niezwłocznie go zutylizować.
Jeżeli nie dopełnisz tego obowiązku, Urząd Ochrony Danych Osobowych może zgłosić zastrzeżenia i nałożyć bardzo wysokie kary finansowe – mogą wynieść do 4% całkowitego obrotu rocznego firmy lub do 20 mln euro, w zależności od tego, która kwota będzie wyższa.
Niszczenie dokumentów w niewłaściwy sposób
Ręczne podarcie faktur czy przepuszczenie starych akt osobowych przez najprostszą, biurową drukarkę nie wystarcza, aby spełnić wymogi prawne.
Zgodnie z regulacjami RODO niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzone tak, aby nie dało się ich w żaden sposób odtworzyć znajdujących się na nich danych. Należy również sporządzić protokół ich niszczenia. Do tego procesu trzeba podejść odpowiedzialnie. Bezpieczeństwo zapewni wykorzystanie profesjonalnej niszczarki, co najmniej klasy P-4, chociaż przy pozbywaniu się dużej ilości dokumentacji proste, biurowe urządzenie nie będzie wystarczająco wydajne. Jeżeli zależy Ci na tym, aby wszystkie działania zostały wykonane zgodnie z prawem i z zachowaniem ochrony poufnych dokumentów, najlepiej powierz ich wykonanie specjalistom. Usługi związane z archiwizacją i niszczeniem danych świadczy wspomniana już firma EkoAkta, która uzyskała certyfikat ISO 27001 w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji. Warto zapoznać się z dostępnymi opcjami i zdecydować się na profesjonalną utylizację dokumentacji.