Procesowanie dokumentów firmowych wieńczy ich archiwizacja, a następnie, po upływie określonego czasu, utylizacja. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest nie uprawnieniem, a obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Dlaczego jest tak istotne?
Stały dostęp do dokumentów
Archiwizacja dokumentacji zapewnia stały dostęp do danych w terminie określonym przez ustawodawcę. Poszczególne rodzaje dokumentów muszą być przechowywane w taki sposób, aby można było w dowolnym momencie po nie sięgnąć. Przykładem są dokumenty księgowe, które przechowujemy przez 5 lat. Mogą one stanowić dowód w sprawie karno-skarbowej, podlegać kontroli biegłego rewidenta czy być przedmiotem kontroli pracowników urzędu skarbowego. Przedsiębiorca ma obowiązek, na prośbę podmiotu uprawnionego, okazać dokumenty bez zbędnej zwłoki. Aby to uczynić, musi mieć do nich stały, łatwy dostęp. Dlatego też bardzo ważne jest prawidłowe oznaczenie akt, zwłaszcza w przypadku większej ich ilości. Porządek w archiwum ułatwia znalezienie potrzebnych dokumentów.
Zabezpieczenie danych chronionych prawnie
Dane chronione prawnie to m.in.:
- dane osobowe,
- informacja handlowa,
- dane tajne,
- dane niejawne,
- informacje wynikające z umów, negocjacji.
Ich wyciek naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność finansową i karną, a także utratę reputacji. Bardzo ważne jest więc prawidłowe zabezpieczenie dokumentów w taki sposób, aby osoby postronne nie miały do nich dostępu. Mowa zarówno o tych w wersji papierowej, jak i elektronicznej, która zdobywa coraz większą popularność.
Porządek w firmie
Bieżąca archiwizacja dokumentów to klucz do utrzymania porządku w firmie. W wielu miejscach obowiązuje już zasada clean desk, która mówi o tym, że akta nie mogą znajdować się na biurkach pracowników, chyba że są aktualnie procedowane. Regułę można rozszerzyć także na inne miejsca – dokumenty nie mogą być przechowywane luzem na półkach, w nieoznaczonych teczkach czy segregatorach. Jest to nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale również utrzymania porządku, który powinien być priorytetem i wizytówką każdej firmy.
Jak prowadzić firmowe archiwum?
Powyższe argumenty powinny skłonić do prawidłowej, zgodnej z przepisami archiwizacji akt. Przepisy nie wskazują jednoznacznych rozwiązań, z jakich można by skorzystać. Nakładają jedynie obowiązek zabezpieczenia dokumentów w taki sposób, aby nie doszło do ich zniszczenia, zagubienia czy wycieku danych. Dodatkowo trzeba je także oznaczyć zgodnie ze sztuką, dzięki czemu ich odnalezienie będzie o wiele łatwiejsze. Firmowe archiwum może być prowadzone w siedzibie, jednak nie ma przeciwwskazań, aby skorzystać z usług podmiotu zewnętrznego. Takie rozwiązanie zostało dopuszczone przez ustawodawcę i obecnie korzysta z niego coraz więcej przedsiębiorstw. Pamiętajmy, że ważne jest nie tylko odpowiednie przechowywanie dokumentów – zwracamy uwagę również na obowiązujące okresy, które dla każdego rodzaju dokumentacji są inne oraz na procedury związane z prawidłową utylizacją papieru i nośników danych elektronicznych.